Excel 数据的汇总

时间:2022-01-21来源:网络搜集

Excel 数据的汇总

 

 

对数据清单上的数据进行分析的一种方法是分类汇总。在“数据”菜单上选择“分类汇总”命令,我们可以在数据清单中插入分类汇总行,然后按照选择的方式对数据进行汇总。同时,在插入分类汇总时,Excel还会自动在数据清单底部插入一个总计行。
    分类汇总是一个重要的功能。例如,我们有一个包含有数百条销售记录的数据清单:其列分别标记有地区、销售员和产品。就可以使用分类汇总,自动产生按地区、销售员和产品的小计和总计。可以用单独的或者组合的方式对这三组销售数据进行汇总。除了显示一列的分类汇总之外,我们还可以利用自动分类汇总做如下工作:
    显示一个分类汇总行,该行有若干列数据的分类汇总。
    显示若干列数据的多重、嵌套分类汇总行。
    显示多重分类汇总行,这些行有每一分类汇总行的不同计算。
    隐藏或显示数据清单中的明细数据。
    注意:在进行自动分类汇总之前,我们必须对数据清单进行排序。数据清单的第一行里必须有列标记。
12.5.1 自动分类汇总
    自动分类汇总的操作步骤如下:
    (1) 将数据清单,按要进行分类汇总的列进行排序,如图12-27所示。在本例中我们按地区进行排序。

    (2) 在要进行分类汇总的数据清单里,选取一个单元格。执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令,在屏幕上我们还看到一个如图12-28所示的对话框。

    (3) 在“分类字段”框中,选择一列:它包含要进行分类汇总的那些组或者接受默认选择。在“汇总方式”列表框中,选择想用来进行汇总数据的函数,默认的选择是“求和”。在“选定汇总项”中,选择包含有要进行汇总的数值的那一列或者接受默认选择。按下“确定”按钮,我们就可以看到如图12-29所示的结果。

12.5.2 多列自动分类汇总
    我们也可以对多项指标汇总,例如我们可以对各地区的销售数量和金额两项指标进行汇总。其操作步骤如下:
    (1) 将数据清单,按要进行分类汇总的列进行排序。
    (2) 执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令,在屏幕上我们还看到分类汇总对话框。
    (3) 在“选定汇总项”框中,选择包含有要进行汇总的数值的列。
    (4) 按下“确定”按钮,就可以看到汇总的结果。
    注意: 如果我们要保留对数据清单已执行的分类汇总,必须清除“替换当前分类汇总”复选框。
12.5.3 自动分类汇总的嵌套
    所谓分类汇总的嵌套是指:我们先对某项指标汇总,然后再对汇总后的数据作进一步的细化。例如,我们要对每个地区和每种产品的分类汇总,那就先按列进行地区排序,然后再按产品列进行排序。使用自动分类汇总嵌套的操作步骤如下:
    (1)将数据清单按要进行汇总列进行排序。执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令,在屏幕上出现分类汇总对话框。在“分类字段”框中,选择要进行分类汇总的第一列。在“汇总方式”框中,选择用来进行汇总数据的函数,默认的选择是“求和”。在“选定汇总项”框中,选择包含有要进行汇总的数值的列。按下“确定”按钮,就可以看到如图12-29所示的结果。
    (2)再次执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令。在“分类字段”框中,选择要进行分类汇总的第二列。清除“替换当前分类汇总”复选框。按下“确定”按钮,我们就可以看到如图12-30所示的结果。

12.5.4 移去所有自动分类汇总
    对于不再需要的或者错误的分类汇总,我们可以将之取消,其操作步骤如下:
    (1)在分类汇总数据清单中选择一个单元格。
    (2)执行“数据”菜单中选择“分类汇总”命令,在屏幕上看到分类汇总对话框。
    (3)按下“全部删除”按钮即可。